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DeCA 2026: cómo preparar tu empresa para el nuevo Documento Electrónico de Control Administrativo

27-08-2026

12 minutos

Octubre de 2026 marcará un antes y un después en la gestión del transporte de mercancías por carretera. La digitalización del Documento de Control Administrativo deja de ser una cuestión de futuro para convertirse en una obligación para las operaciones sujetas a esta documentación.

Pero reducir el DeCA a “generar un PDF y un código QR” sería quedarse en la superficie.

Para fabricantes, distribuidores, operadores logísticos y empresas de transporte, el verdadero reto estará en integrar el nuevo documento electrónico dentro de su operativa diaria sin generar más tareas administrativas, duplicidades o sistemas desconectados.

Desde VALENA creemos que la llegada del DeCA debe abordarse desde dos perspectivas: cumplir con la nueva normativa y aprovechar el cambio para mejorar la digitalización y trazabilidad de los procesos logísticos.

¿Qué es el DeCA?

DeCA son las siglas de Documento Electrónico de Control Administrativo.

La Ley 9/2025, de Movilidad Sostenible, establece la digitalización obligatoria del documento de control administrativo exigible en los transportes públicos de mercancías por carretera. La Resolución de 5 de junio de 2026 concreta los requisitos técnicos que deberán cumplir estos documentos electrónicos.

La obligatoriedad llegará en octubre de 2026.

El cambio supone que el documento deberá generarse digitalmente y estar disponible durante la realización del transporte conforme a los requisitos establecidos.

Entre otras cuestiones, el sistema deberá permitir:

• Generar el documento electrónicamente antes del inicio efectivo del servicio.
• Crear el correspondiente documento en formato PDF.
• Disponer de una URL única y específica para cada DeCA.
• Asociar un código QR que permita acceder al documento.
• Registrar la fecha y hora de generación.
• Mantener la trazabilidad de las modificaciones que puedan realizarse.
• Facilitar el acceso al documento durante una inspección en carretera.

Un aspecto especialmente importante es que el documento debe tener origen digital. Escanear posteriormente un documento generado en papel no lo convierte en un DeCA válido.

El verdadero reto no es el QR

El código QR es probablemente el elemento más visible del nuevo modelo, pero no debería ser el centro del proyecto.

Pensemos en una empresa que gestiona decenas, cientos o incluso miles de expediciones.

Antes de que un camión salga del almacén existe información sobre clientes, pedidos, direcciones, mercancías, entregas, transportistas, vehículos y expediciones. Después aparecen rutas, incidencias, devoluciones, cobros, firmas y confirmaciones de entrega.

El DeCA se incorpora en medio de toda esa cadena.

Por tanto, la pregunta no debería ser únicamente:

“¿Cómo genero el QR?”

La pregunta realmente importante es:

“¿Cómo incorporo el DeCA a mi proceso logístico sin añadir más trabajo?”

Porque si para cumplir con la nueva normativa es necesario volver a introducir manualmente información que ya existe en el ERP, acceder a diferentes aplicaciones, enviar documentos por distintos canales y controlar manualmente qué DeCA corresponde a cada expedición, habremos digitalizado el documento, pero no el proceso.

ERP → Expedición → DeCA → Conductor → Entrega → ERP

Este debería ser el objetivo.

Un flujo conectado en el que la información necesaria para generar el DeCA proceda de los sistemas que ya utiliza la compañía y continúe acompañando a la expedición durante todo el proceso.

En empresas que trabajan con SAP Business One, este planteamiento cobra especial sentido.

Gran parte de la información necesaria ya se encuentra en el ERP: clientes, direcciones, pedidos, entregas, mercancías, transportistas y otros datos relacionados con la operación.

El objetivo debería ser aprovechar esa información, no volver a introducirla.

Desde VALENA planteamos la adaptación al DeCA como una extensión natural del proceso de gestión:

SAP Business One → Expedición → Generación DeCA → PDF → URL → QR → Conductor → Entrega → Trazabilidad

De esta forma, SAP Business One continúa siendo el núcleo de la gestión y las soluciones VALENA extienden esa información hasta la carretera y el punto de entrega.

No todas las empresas necesitan la misma solución

Otra cuestión importante es evitar sobredimensionar el proyecto.

Una empresa que únicamente necesita generar correctamente el DeCA y proporcionar el QR al transportista no tiene las mismas necesidades que otra compañía con flota propia, rutas de reparto, cobros, devoluciones y cientos de entregas diarias.

Por eso, desde VALENA hemos desarrollado tres niveles de solución para DeCA.

1. VALENA DeCA QR: cumplir de forma sencilla

Es la alternativa para empresas que quieren adaptar su documentación al nuevo marco normativo manteniendo prácticamente intacta su operativa actual.

El proceso permite generar electrónicamente el DeCA, almacenarlo, crear su URL específica y generar el correspondiente código QR.

Ese QR puede incorporarse posteriormente a la documentación utilizada por la empresa o facilitarse al conductor de forma electrónica.

El objetivo es claro: resolver el cumplimiento con el menor impacto posible sobre la operativa actual.

2. VALENA Delivery Lite: todos los DeCA en el móvil

El siguiente nivel incorpora movilidad.

VALENA Delivery Lite permite que el conductor disponga desde una aplicación del listado de entregas asignadas y del QR correspondiente a cada una de ellas.

Administración o tráfico gestiona las expediciones y la documentación, mientras que el conductor encuentra en su dispositivo móvil los DeCA correspondientes a su ruta.

Una alternativa especialmente interesante para empresas que quieren eliminar papel y facilitar el acceso a la documentación, pero que todavía no necesitan digitalizar todo el proceso de reparto.

3. VALENA Delivery: digitalizar toda la última milla

Aquí el DeCA se convierte en el punto de partida de un proyecto más ambicioso.

VALENA Delivery permite gestionar desde una única solución el ciclo completo de entrega:

• Asignación de expediciones a vehículo y transportista.
• Generación y gestión del DeCA y su QR.
• Información sobre las expediciones asignadas.
• Gestión de rutas mediante GPS.
• Avisos e información al cliente.
• Gestión de incidencias.
• Devoluciones.
• Cobros durante la ruta.
• Firma digital de la entrega.
• Registro de evidencias.
• Cuadre de caja y stock.
• Trazabilidad completa de la ruta.

En este escenario, DeCA deja de ser únicamente una obligación administrativa y se convierte en una oportunidad para conectar ERP, logística, conductor y cliente.

¿Qué ocurre si trabajamos con agencias de transporte?

Esta será una de las situaciones más habituales.

Externalizar el transporte no significa que las empresas puedan simplemente ignorar el nuevo escenario documental.

Será necesario revisar cómo está organizada cada operativa y responder a varias preguntas:

¿Quién genera el DeCA? ¿De dónde proceden los datos? ¿Cómo se comparte con el transportista? ¿Cómo accede el conductor? ¿Quién gestiona una modificación? ¿Cómo se garantiza que el documento correcto acompaña a cada expedición?

La respuesta dependerá de la relación entre cargador, operador logístico y transportista y de los sistemas utilizados por cada parte.

Precisamente por eso recomendamos no esperar a octubre para analizar el proceso.

DeCA y SAP Business One: automatizar en lugar de duplicar

Para las compañías que utilizan SAP Business One, la llegada del DeCA plantea una oportunidad especialmente interesante.

El error sería crear un circuito independiente en el que los usuarios tengan que extraer información de SAP Business One para volver a introducirla manualmente en otra plataforma.

La alternativa es integrar.

Si SAP Business One ya conoce el cliente, la dirección de entrega, las mercancías, el pedido, la entrega o el transportista, esa información puede formar parte del flujo utilizado para generar y gestionar el DeCA.

Esto permite reducir:

tareas manuales, errores, duplicidades, tiempos administrativos y sistemas aislados.

Y aumentar:

automatización, trazabilidad, control y disponibilidad de la información.

Ese es precisamente el enfoque que estamos desarrollando desde VALENA.

Seguridad y disponibilidad: otro aspecto que no debe dejarse para el final

La generación del documento es solo una parte del proceso.

El DeCA debe poder estar disponible cuando sea necesario, especialmente durante la realización del transporte.

La regulación técnica establece requisitos específicos para el acceso al documento mediante su URL, incluyendo el uso de HTTPS y TLS 1.2 o superior y la posibilidad de descargar directamente el PDF sin necesidad de introducir usuario, contraseña o realizar interacciones adicionales.

Por eso, la arquitectura tecnológica y el servicio Cloud utilizado para gestionar estos documentos son elementos relevantes del proyecto.

Las soluciones VALENA DeCA contemplan una capa Cloud común para la gestión, publicación y acceso a los documentos electrónicos, independientemente del nivel de solución elegido.

Octubre está más cerca de lo que parece

La obligatoriedad del DeCA supone un cambio relevante, pero no debería convertirse en un proyecto traumático.

La clave está en empezar por entender el proceso actual.

¿Cómo se generan hoy las expediciones?
¿Dónde está la información necesaria?
¿Cómo se asigna el transportista?
¿Qué documentación recibe el conductor?
¿Cómo se gestionan las modificaciones?
¿Qué información vuelve después de la entrega?

Una vez respondidas estas preguntas, es mucho más sencillo determinar qué debe cambiar y qué solución tecnológica tiene sentido.

Desde VALENA podemos ayudarte a analizar tu operativa, determinar cómo te afecta DeCA y definir la solución más adecuada, tanto si necesitas resolver exclusivamente el nuevo requisito documental como si quieres aprovechar este cambio para avanzar en la digitalización de tu logística.

Cumplir con DeCA será obligatorio. Cómo hacerlo puede marcar la diferencia.

Preguntas frecuentes sobre DeCA 2026

¿El DeCA afecta únicamente a las empresas de transporte?

No. Puede afectar también a fabricantes, distribuidores, mayoristas y otras empresas que contratan operaciones de transporte público de mercancías por carretera sujetas al documento de control.

Por eso es importante analizar el papel que desempeña cada empresa dentro de la operación y cómo está organizada la contratación del transporte.

Si externalizo todos mis envíos, ¿también debo preocuparme por DeCA?

Sí, conviene revisar el proceso.

Trabajar con una agencia, operador logístico o transportista no resuelve automáticamente todas las implicaciones documentales. Será necesario establecer quién genera el DeCA, qué información utiliza, cómo se comparte y cómo podrá acceder a él el conductor.

¿Necesito implantar una aplicación específica?

No.

La normativa no obliga a utilizar una aplicación determinada. El DeCA puede generarse mediante diferentes sistemas siempre que el proceso y el documento cumplan los requisitos establecidos.

Desde VALENA ofrecemos diferentes alternativas precisamente para adaptar la solución a la realidad tecnológica de cada empresa.

¿El código QR es el DeCA?

No.

El DeCA es el documento electrónico. El QR permite acceder a él mediante una URL única asociada al documento.

Por eso una solución DeCA no debería limitarse simplemente a “crear códigos QR”.

¿Puedo seguir entregando documentación en papel al conductor?

Sí. La regulación contempla diferentes formas de presentar la documentación durante el transporte, incluida una copia impresa que incorpore el correspondiente código QR.

También puede utilizarse una copia electrónica o disponer del QR como fichero independiente.

¿Puedo escanear mi actual documento en papel y utilizarlo como DeCA?

No.

El PDF debe tener origen digital. El simple escaneo de un documento físico no cumple este requisito.

¿Qué ocurre si modificamos información después de generar el DeCA?

La solución utilizada debe permitir gestionar las modificaciones y mantener su trazabilidad, registrando la información necesaria sobre su creación y los cambios realizados.

Esta es otra razón para integrar DeCA dentro de los procesos de gestión en lugar de tratarlo como documentación independiente.

¿Qué ocurre si el conductor no tiene cobertura?

Esta posibilidad debe contemplarse al diseñar el procedimiento.

Además del acceso electrónico al documento, la regulación contempla alternativas como disponer de una copia impresa con su QR o del propio QR como fichero independiente.

Para empresas con rutas en zonas de conectividad irregular, recomendamos definir previamente un procedimiento que garantice que el conductor pueda disponer de la documentación necesaria.

¿Cómo afecta DeCA a SAP Business One?

En muchas empresas, gran parte de la información necesaria para gestionar el documento ya existe en SAP Business One.

La oportunidad está en automatizar el flujo utilizando esos datos, evitando volver a introducir manualmente información en aplicaciones independientes.

VALENA puede conectar la operativa de SAP Business One con la generación y gestión del DeCA y, cuando sea necesario, extender el proceso hasta el dispositivo móvil del conductor.

¿Tengo que digitalizar toda mi logística para cumplir?

No.

Puedes abordar únicamente la generación y gestión del DeCA mediante VALENA DeCA QR, incorporar movilidad con VALENA Delivery Lite o aprovechar el proyecto para digitalizar todo el proceso de reparto mediante VALENA Delivery.

La solución adecuada dependerá del volumen de expediciones, la organización del transporte y el nivel de digitalización actual de tu compañía.

¿Por dónde debería empezar mi empresa?

Por un análisis del proceso actual.

Antes de hablar de aplicaciones, QR o integraciones, recomendamos revisar cómo se generan las expediciones, dónde están los datos, quién organiza el transporte, cómo recibe la documentación el conductor y cómo se gestiona actualmente la entrega.

A partir de ahí podremos determinar qué necesita realmente tu empresa para estar preparada.