Tickelia: control total de los gastos de empresa
La solución 360º que automatiza desde el pago hasta la contabilización, eliminando el caos de tickets, Excel y retrasos
¿Cuántos tickets de taxi están perdidos en carteras esperando ser reportados? ¿Cuántas tarjetas corporativas se usan sin control real de qué se compra? ¿Cuántas horas invierte tu equipo contable cada mes persiguiendo facturas, conciliando extractos bancarios y liquidando gastos?
Si tu empresa gestiona gastos con hojas de Excel, correos con fotos de tickets y procesos manuales de aprobación, estás perdiendo dinero, tiempo y control. Y lo peor: probablemente estás dejando de recuperar miles de euros en IVA deducible cada año.
VALENA CONSULTING es Partner Certificado de Tickelia, la plataforma líder en España para la gestión integral de gastos de empresa que está revolucionando cómo las organizaciones controlan, automatizan y optimizan sus gastos corporativos.
¿Qué es Tickelia y por qué revoluciona la gestión de gastos?
Tickelia no es simplemente una app para escanear tickets. Es una plataforma 360º que automatiza íntegramente todo el ciclo de vida del gasto empresarial: desde el momento del pago hasta la contabilización automática en tu ERP, pasando por el reporte, la aprobación multinivel, la conciliación bancaria y la recuperación de IVA.
En definitiva, Tickelia convierte un proceso caótico, manual y propenso a errores en un flujo automatizado, transparente y controlado.
Las 9 áreas donde Tickelia transforma tu gestión de gastos
1. Gastos de Viaje: del ticket de papel a la automatización total
El problema tradicional: Empleados que viajan acumulan tickets en sobres. Semanas después reportan gastos. Contabilidad revisa, rechaza por falta de datos, pide aclaraciones. El empleado espera su reembolso. Todo el mundo pierde.
Con Tickelia:
- Digitalización instantánea: Foto del ticket desde el móvil → OCR automático → gasto registrado en segundos
- Geolocalización automática: Cada gasto se registra con ubicación y fecha, reduciendo fraude
- Control de políticas: El sistema valida automáticamente si el gasto cumple la política (ej: «máximo 50€ en comidas»)
- Aprobación en tiempo real: El manager aprueba desde su móvil mientras el empleado aún está de viaje
Resultado: Reembolsos en 48 horas en lugar de 3 semanas. Eliminación del 95% de tickets rechazados por errores.
2. Gastos Online: seguridad y control sin burocracia
El problema tradicional: Tarjetas corporativas compartidas, sin control de qué se compra realmente. Riesgo de uso indebido. Falta de trazabilidad.
Con Tickelia:
- Pago descentralizado pero controlado: Cada empleado puede pagar gastos online autorizados sin necesitar la tarjeta del jefe
- Reducción del fraude y abuso: Límites configurables, categorías permitidas, alertas automáticas
- Trazabilidad completa: Cada transacción online queda registrada con justificante, aprobación y centro de coste
3. Suscripciones: fin a los cargos fantasma
El problema tradicional: Suscripciones a SaaS olvidadas que se cobran mes tras mes. Nadie sabe cuánto se gasta realmente en software.
Con Tickelia:
- Centralización inteligente: Todas las suscripciones visibles en un único panel
- Alertas de renovación: Notificaciones antes de que se cobre la renovación anual
- Control con un clic: Pausa o cancela suscripciones sin necesidad de contactar con proveedores
- Análisis de gasto recurrente: Identifica suscripciones duplicadas o infrautilizadas
Caso real: Una empresa de 120 personas descubrió 14 suscripciones duplicadas y 8 que ya nadie usaba. Ahorro anual: 18.400€.
4. Tarjetas Físicas y Virtuales: flexibilidad con límites inteligentes
El problema tradicional: O das una tarjeta corporativa con límite alto (riesgo) o niegas autonomía a tu equipo (ineficiencia).
Con Tickelia:
- Tarjetas configurables por empleado: Límites diarios, semanales o por transacción
- Restricciones por categoría: Permite gasolinera y restaurantes, pero bloquea casinos y cash
- Tarjetas virtuales de un solo uso: Para compras online puntuales sin riesgo de robo de datos
- Congelación instantánea: Si una tarjeta se pierde, la bloqueas desde el móvil en 5 segundos
5. Viajes: solicitud ágil con control preventivo
El problema tradicional: Empleados reservan billetes y hoteles sin validación previa. Gastos fuera de política que luego hay que rechazar (generando conflicto).
Con Tickelia:
- Solicitud previa integrada: Antes de reservar, el empleado solicita aprobación con presupuesto estimado
- Visibilidad anticipada: Finanzas sabe qué gastos de viaje vienen antes de que ocurran
- Integración con políticas: El sistema valida automáticamente si la solicitud cumple las reglas
6. Anticipos: control sin micromanagement
El problema tradicional: Gestión manual de anticipos en Excel. Falta de seguimiento. Dinero adelantado sin saber cuándo se justificará.
Con Tickelia:
- Panel centralizado de anticipos: Visibilidad total de quién tiene anticipos pendientes y por qué importe
- Flujo de aprobación multinivel: Según el importe, requiere aprobación del manager, director o CFO
- Conciliación automática: Cuando se reportan gastos, se descuentan automáticamente del anticipo
7. Automatización Financiera: libera a tu equipo contable
El problema tradicional: Contabilidad dedica 40 horas/mes a conciliar extractos, liquidar gastos y contabilizar manualmente en el ERP.
Con Tickelia:
- Conciliación bancaria automática: Cada cargo en el extracto se empareja automáticamente con su justificante
- Liquidación en un clic: El sistema calcula quién debe cobrar cuánto y genera el fichero para el banco
- Contabilización directa en el ERP: Integración nativa con SAP Business One, Sage, A3, Navision… Los asientos se crean automáticamente
Resultado: Reducción del 80% del tiempo dedicado a gestión de gastos. Tu equipo contable puede enfocarse en análisis de valor, no en tareas mecánicas.
8. Recuperación de IVA: ROI positivo desde el primer mes
El problema tradicional: Miles de euros en IVA deducible que no se recuperan porque los tickets no tienen factura.
Con Tickelia:
- Canje automático de tickets a facturas: Tickelia solicita las facturas a los proveedores por ti
- Fee a éxito: Solo pagas por el IVA que realmente recuperas
- ROI inmediato: Muchas empresas recuperan en el primer mes más de lo que cuesta la plataforma anual
Ejemplo real: Empresa con 50 empleados que viajan frecuentemente. IVA recuperado en 12 meses: 23.600€. Coste de Tickelia: 4.800€. ROI: 392%.
9. Control y Analítica de Datos: decisiones basadas en información real
El problema tradicional: No sabes realmente cuánto gastas por departamento, proyecto o tipo de gasto hasta que cierras el mes.
Con Tickelia:
- Dashboards en tiempo real: Gasto acumulado por centro de coste, proyecto, categoría, empleado
- Alertas de desviaciones: Notificación automática si un departamento supera el presupuesto
- Análisis predictivo: Proyecciones de gasto basadas en tendencias históricas
- Informes personalizables: Desde el CFO hasta el manager, cada uno ve lo que necesita
La visión de Valena: ecosistema completo de eficiencia empresarial
Juan Martínez, CEO de VALENA CONSULTING, explica por qué Tickelia complementa perfectamente el ecosistema de soluciones de Valena:
«La gestión de gastos es uno de esos procesos que consume tiempo desproporcionado respecto al valor que aporta si se hace manualmente. Hemos visto clientes con SAP Business One perfectamente implementado, pero con gastos de viaje gestionados en Excel. Es como tener un Ferrari con ruedas de bicicleta. Tickelia cierra ese círculo: automatiza la gestión de gastos y se integra nativamente con SAP B1, cerrando el flujo completo desde el pago hasta el balance. Además, con Power BI podemos crear dashboards que cruzan datos de gastos con datos de proyectos o clientes, dando visibilidad nunca antes vista. Elegimos Tickelia porque es la solución más completa del mercado español, con ROI demostrable y, sobre todo, porque su equipo entiende las necesidades reales de las empresas españolas.»
Por qué VALENA como Partner Certificado multiplica el valor
Implementar Tickelia con Valena no es solo contratar software. Es diseñar e implantar un proceso completo de gestión de gastos optimizado e integrado:
1. Análisis de Procesos Actuales
Antes de tocar la tecnología, mapeamos tus flujos actuales, identificamos cuellos de botella y diseñamos el proceso ideal adaptado a tu organización.
2. Integración con SAP Business One y Otros ERPs
Si usas SAP B1 (y el 80% de nuestros clientes lo hacen), configuramos la integración nativa para que los gastos fluyan automáticamente al ERP sin duplicar trabajo.
3. Configuración de Políticas de Gasto Personalizadas
Cada empresa tiene reglas diferentes. Configuramos Tickelia para que valide automáticamente TU política: límites por categoría, aprobadores por importe, restricciones por proyecto.
4. Conexión con Power BI para Analítica Avanzada
Los datos de Tickelia alimentan dashboards en Power BI donde cruzas información de gastos con ventas, proyectos, rentabilidad por cliente. Visibilidad que antes era imposible.
5. Formación y Acompañamiento en la Adopción
Tickelia es intuitivo, pero necesitas que tu equipo lo adopte desde el día uno. Formamos a empleados, managers, finanzas y contabilidad para que cada uno exprima la plataforma.
6. Soporte Continuo Post-Implementación Como partner certificado, ofrecemos soporte técnico y funcional continuado. Dudas de configuración, optimizaciones, nuevas necesidades: siempre tienes a quién preguntar.
Casos de Uso Reales: el antes y el después
Caso 1: Empresa de Consultoría con 80 Personas (60% Viajan Frecuentemente)
Antes de Tickelia:
- Tiempo promedio de reembolso: 21 días
- Horas contables mensuales en gastos: 35 horas
- IVA no recuperado: ~15.000€/año
- Gastos rechazados por errores: 18%
Después de Tickelia (6 meses):
- Tiempo promedio de reembolso: 3 días
- Horas contables mensuales: 7 horas (reducción del 80%)
- IVA recuperado: 14.200€ en 6 meses
- Gastos rechazados: 2%
ROI: La inversión en Tickelia se recuperó solo con el IVA del primer trimestre.
Caso 2: Empresa de Servicios IT con Múltiples Suscripciones SaaS
Antes de Tickelia:
- Visibilidad de suscripciones: nula (cargos dispersos en 5 tarjetas corporativas)
- Gasto mensual en SaaS: desconocido
- Suscripciones duplicadas detectadas manualmente: 0
Después de Tickelia:
- Todas las suscripciones centralizadas en un panel
- 11 suscripciones duplicadas identificadas
- 6 suscripciones sin uso canceladas
- Ahorro anual: 12.800€
Caso 3: Distribuidora con Equipo Comercial de 25 personas
Antes de Tickelia:
- Tarjetas corporativas compartidas (3 tarjetas para 25 comerciales)
- Proceso de justificación de gastos: caótico
- Control de políticas: inexistente (confianza ciega)
Después de Tickelia:
- Tarjeta individual para cada comercial con límites configurados
- Gastos reportados y aprobados en tiempo real desde el móvil
- Reducción del 40% en gastos de comidas (ahora respetan el límite de 50€)
- Ahorro mensual: 2.200€ solo en control de políticas
El ecosistema completo de Valena: soluciones líderes que se integran
Con la incorporación de Tickelia, Valena amplía su ecosistema de soluciones líderes del mercado para ofrecer transformación digital integral:
- SAP Business One: ERP para gestión de operaciones (ventas, compras, inventarios, finanzas)
- Tickelia: Gestión automatizada de gastos de empresa
- Factorial: Gestión de RR.HH., nóminas y evaluación de desempeño
- Microsoft Power BI & Fabric: Analítica avanzada e inteligencia de negocio
- Microsoft 365 & Copilot: Productividad, colaboración e IA generativa
- Azure Cloud: Infraestructura escalable y segura
La diferencia Valena: No vendemos productos aislados. Diseñamos e implementamos arquitecturas tecnológicas integradas donde cada herramienta hace lo que mejor sabe hacer, y todas se comunican entre sí para darte control total de tu negocio.
Ejemplo de integración real:
- Un comercial paga una comida de cliente con su tarjeta Tickelia
- Hace foto del ticket → se registra automáticamente en Tickelia
- El manager aprueba desde su móvil
- El gasto se contabiliza automáticamente en SAP Business One imputado al proyecto del cliente
- Power BI muestra en tiempo real el gasto comercial por cliente y su relación con las ventas generadas
Esto es transformación digital real, no parches tecnológicos.
¿Cuánto dinero estás perdiendo con tu gestión actual de gastos?
Haz el cálculo rápido:
- Tiempo de tu equipo contable dedicado a gastos: _____ horas/mes × coste hora × 12 meses
- IVA no recuperado por no tener facturas: estimado _____ €/año
- Gasto excesivo por falta de control de políticas: estimado 5-15% del gasto total
- Retrasos en reembolsos que generan insatisfacción en el equipo: valor intangible pero real
En la mayoría de casos, el ahorro supera con creces el coste de la plataforma desde el primer año. Y eso sin contar el valor del tiempo liberado de tu equipo para tareas de mayor valor.
Tu gestión de gastos merece entrar en el siglo XXI
Si tu empresa sigue gestionando gastos con tickets de papel, Excel y procesos manuales, estás dejando dinero sobre la mesa y generando ineficiencia innecesaria.
Tickelia automatiza todo el ciclo, desde el pago hasta la contabilización. Y Valena lo implementa correctamente, integrado con tu ERP y con el acompañamiento que garantiza adopción y resultados.
Da el primer paso hacia el control total de gastos
Solicita una demo personalizada de Tickelia con Valena. Te mostraremos exactamente cómo funcionaría en tu empresa, calcularemos tu ROI potencial y diseñaremos el proceso optimizado para tu organización.
Contacta con Valena Consulting y descubre cuánto dinero puedes ahorrar automatizando tus gastos empresariales.
